客户案例：从外包到内制，Entrust EM1如何帮科技公司实现发卡效率翻倍

客户背景

公司名称：某人工智能科技公司（应客户要求匿名）
行业：人工智能、软件开发
规模：约300人（研发为主）
地点：上海
采访对象：HR行政经理 张女士

一、痛点：外包制卡的三大困扰

在引入Entrust EM1之前，这家科技公司一直采用外包制卡模式——新员工入职时，HR收集照片和信息，发给广告公司制作，通常需要等待2-3天才能拿到成品门禁卡。

张女士回忆道：“那时候最大的问题是效率。新员工入职第一天，本来是熟悉环境、认识同事的最佳时机，但因为没有门禁卡，很多区域去不了，只能让老员工带着进出，双方都很不方便。”

除了效率问题，外包制卡还存在：

1. 信息安全隐患
“员工姓名、部门、照片这些个人信息，要发给外部公司，虽然签了保密协议，但总归心里不踏实。”张女士坦言。

2. 质量控制难题
“有时候送回来的卡片颜色偏色，有时候人像裁剪不对，返工又要等两三天。有一次重要客户来访，临时要制作几十张访客卡，外包公司说排期太满做不了，我们只能手写临时卡，非常不专业。”

3. 成本居高不下
“单张成本看起来不贵，但加上快递费、紧急订单加急费，一年下来也是一笔不小的开支。”

二、选型过程：为什么选EM1？

2025年初，公司决定采购内部证卡打印机。选型时主要考察了几个维度：

“对比了几个品牌，最后选EM1主要是因为它简单。我们不需要那些用不上的复杂功能，只需要一台稳定、好用的机器。”张女士说。

三、实施过程：从开箱到投入使用

安装时间：30分钟（含驱动安装、色带装载、测试打印）
培训时间：20分钟（代理商工程师现场演示）
正式启用：安装当天即投入使用

“代理商工程师很专业，除了安装调试，还教了我们怎么换色带、怎么处理卡纸这些小问题。后来我们换了行政实习生，看了操作视频也能自己上手。”-1

四、使用效果：数据说话

上线时间：2025年3月
使用时长：近1年
累计发卡：约800张（含员工卡、访客卡、临时卡）

效果对比：

效率提升案例：
2025年7月，公司集中入职30名应届生。按照以往模式，这需要提前一周发照片给外包，分批收货、核对，HR忙得焦头烂额。

采用EM1后，流程变为：

1.      入职当天统一拍摄证件照

2.      批量导入信息到发卡软件

3.      打印机连续工作约1.5小时

4.      30张员工卡全部完成

“新员工下午就能刷卡进出门，当天参加部门聚餐也不需要别人带路了。”张女士对这个流程非常满意。

五、用户真实反馈

HR操作员小李：
“以前最怕临时有访客要卡，现在随时都能打，访客卡、临时卡、会议胸卡，想打多少打多少。打印机操作也很简单，换色带就像换打印机墨盒一样。”

IT部门王工：
“当初选EM1时我们关注过系统兼容性。公司内部有Linux服务器，但打印机连Windows电脑用得很好，不需要IT特殊支持。偶尔有卡纸问题，按照机身上的图示就能自己解决。”

新员工小陈：
“入职当天就拿到工牌，感觉很正式。之前实习的公司等了三天才拿到临时纸卡，对比很明显。”

六、遇到的挑战与解决方案

在近一年的使用中，也遇到了一些小问题：

挑战1：偶尔卡纸

·         场景：使用较薄卡片时偶尔卡纸

·         解决：调整卡片厚度设置，使用推荐的0.76mm标准卡，问题解决

挑战2：色带更换频率

·         场景：彩色色带250张/卷，公司彩色用量约每月1卷

·         解决：改为采购500张装，减少更换频率

挑战3：出卡盒容量

·         场景：批量制卡时25张出卡盒需要盯着取卡 [据之前对话]

·         解决：安排人员值守批量打印时段，同时考虑购买备用出卡盒轮换

七、ROI分析：一年回本

投资成本：

·         打印机采购：约1.8万元（含编码模块）

·         首年耗材：约3000元

·         合计：2.1万元

节省成本：

·         外包制卡节省：1.2万元/年

·         时间成本节省：HR工时约100小时/年（按50元/小时计5000元）

·         合计节省：1.7万元/年

投资回收期：约15个月

“从财务角度，这笔投资是划算的。但更重要的是管理效益——员工体验提升了，信息安全有保障了，这些无法直接用数字衡量，但对公司价值很大。”张女士总结道。

八、对其他企业的建议

基于自身经验，张女士给计划采购证卡打印机的企业提出建议：

1.      不要盲目追求高端：根据实际发卡量选型，避免为用不上的功能付费

2.      重视易用性：设备最终由行政/HR操作，不是IT，简单易用很重要

3.      考虑编码需求：如果门禁是IC卡，务必选配编码功能，实现一站式完成

4.      预留扩展空间：未来可能需要双面打印、彩色升级，选型时考虑可扩展性

5.      选择授权代理商：确保正品、保修和后续技术支持

九、结语

对于这家科技公司而言，Entrust EM1不仅是一台打印机，更是提升HR效率、改善员工体验、保障信息安全的工具。从外包到内制，他们用一年的实践证明：对于中小企业而言，内部发卡并非难事，选对设备，就能轻松实现。